Complexe organisaties
Invoeren van organisaties
Als accountmanager ben je altijd verantwoordelijk voor de eerste invoer van alle organisaties in jouw werkgebied. De lokale huisarts wordt door jou ingevoerd, maar ook de organisaties die wat ingewikkelder in elkaar zitten. Die noemen we complexe organisaties. Stelregel hierbij: een organisatie noemen we complex zodra er meerdere locaties zijn.
Algemene invoer
Bij het invoeren van een complexe organisatie voer je ieder nieuw adres apart in! Dat betekent dat je een complexe organisatie die op vijf verschillende adressen is gevestigd ook vijf keer invoert. Het is daarom belangrijk dat je vooraf goed nadenkt over de juiste indeling van de organisatie. Hieronder wordt uitgelegd hoe je dit op standaard wijze aan kunt pakken, maar vaak vergt de aard van de complexe organisatie een op maat gemaakte aanpak. Dan neem je van te voren contact op met de organisatie zelf, je provinciale serviceorganisatie of het landelijke G!DS-team. De indeling van de organisatie vind je vaak op de website van de organisatie (soms onder het kopje Organogram). Je kunt ook zelf een indeling maken, bv. op basis van het aanbod per locatie.
Hoofd- en deelorganisaties
Complexe organisaties kennen vaak een structuur in meerdere lagen met naast elkaar georganiseerde afdelingen. Onder de hoofdorganisatie (de moederorganisatie) valt een aantal vestigingen of locaties (de dochterorganisaties). Soms vallen onder de locaties ook weer locaties (dus eigenlijk kleindochters). Ieder onderdeel met een eigen voordeur moet apart in G!DS worden ingevoerd. Het onderlinge verband geef je aan op het tabblad relaties. Daarbij hoef je alleen de relatie tussen moeder en dochter aan te geven, niet die tussen de dochters onderling (tenzij daar een heel goede reden voor is).
Landelijke organisaties
Grote landelijke (koepel)organisaties worden aangemoedigd zelfstandig in G!DS te werken. Als een organisatie haar werkgebied in het hele land heeft valt die organisatie onder het landelijk G!DS-beheer. Als een organisatie haar werkgebied in een hele provincie heeft of het zich over het werkgebied van meerdere bibliotheken uitstrekt, valt die organisatie onder het provinciale beheer. Ook een organisatie met een werkgebied van een deel van Nederland bijv. Oost-Nederland valt onder een POI. De landelijk redacteur van G!DS zorgt er voor dat het hoofdkantoor van een landelijke organisatie ingevoerd wordt. Kom je een landelijke organisatie tegen waarbij dit nog niet het geval is, neem dan contact op met het landelijk beheer.
Lokale vestigingen worden ingevoerd door de lokale accountmanager bij de bibliotheek. Die legt de relatie met het hoofdkantoor (relaties leggen gaat dus van onder naar boven). De lokale vestigingen blijven onder beheer van de lokale bibliotheek. Als een organisatie aangeeft zelf het beheer te willen doen, zijn er twee opties:
- De vestigingen worden als contract ondergebracht bij de landelijke organisatie. De organisatie kan dan zelf optreden als accountmanager en alle locaties en het hoofdkantoor zelf beheren.
- De vestigingen blijven als contract staan onder de contractenlijst van de lokale bibliotheek. De medewerker van de hoofdorganisatie kan als redacteur toegevoegd worden.
Lokale vestigingen invoeren
Regelmatig wil een bibliotheek een aantal plaatselijke vestigingen invoeren van een provinciale of landelijke organisatie (bv. bij vestigingen van een landelijke instelling voor jeugdzorg). Je controleert dan eerst of de landelijke hoofdorganisatie al in G!DS staat. Als dat niet zo is, neem je contact op met de landelijk redacteur om deze in te voeren. Daarna kun je zelf de lokale vestigingen invoeren en een relatie leggen met het hoofdkantoor. Bij het invoeren geef je onder het kopje Subnaam aan om welke vestiging het gaat.
Nadat een organisatie is ingevoerd wordt deze idealiter bijgehouden door een redacteur van die organisatie. De accountmanager zorgt dan voor een inlog voor deze medewerker. Deze wordt toegevoegd als redacteur aan alle locaties waarvoor hij verantwoordelijk is. De bibliotheek verzorgt de begeleiding van de redacteur en draagt het beheer over. De accountmanager blijft echter wel altijd eindverantwoordelijk.
Is een organisatie bijzonder complex of veranderd er veel, dan is het aan te raden een accountmanager bij de organisatie aan te stellen. Een accountmanager moet wel altijd opgeleid worden, neem daarvoor contact op met je POI.
Hieronder zie je bovenstaande uitleg nog eens visueel. In deze schema's kan i.p.v. een bibliotheek ook een POI ingevuld worden.
Geen zelfstandig beheer door landelijke (koepel)organisatie
In bovenstaande situatie is de landelijk redacteur G!DS de verantwoordelijke accountmanager voor de landelijke (koepel)organisatie. De lokale bibliotheken (of POI's) zijn verantwoordelijk voor de vestigingen in hun werkgebied. Soms heeft een vestiging een eigen redacteur.
Zelfstandig beheer door een landelijke organisatie
Wanneer een landelijke (koepel)organisatie zelfstandig het beheer voert, komen alle vestigingen op de eigen contractenlijst te staan en hebben de bibliotheken er geen werk meer aan. De landelijk redacteur G!DS is verantwoordelijk accountmanager.
Submenu: Complexe organisaties
Complexe organisaties